#35 Trello im Detail mit Anwendungsempfehlungen

Suchen Sie nach einer neuen Möglichkeit, Ihre Ziele zu organisieren, zu optimieren und in einen Workflow zu integrieren, den Sie visualisieren können? Glücklicherweise sind dies die Hauptfunktionen von Trello, einer der beliebtesten webbasierten Projektmanagementanwendungen.

Trello kann auf vielfältige Weise eingesetzt werden, von der Entwicklung der Website über die Organisation der täglichen Aufgaben bis hin zur Verwaltung eines Projekts mit mehreren Teammitgliedern oder Mitarbeitern. Mit der intuitiven und hochgradig anpassbaren Oberfläche von Trello sind Sie immer gut organisiert.

Da das Konzept des Projektmanagements eine wesentliche Praxis ist, insbesondere im Geschäftsleben, halten die Funktionen von Trello Ihren Workflow organisiert, indem Sie Boards für Ihre Projekte erstellen können. Auf diese Weise erhalten Sie eine optimierte, visuell umfassende Organisationsmethode. Zum Beispiel ist es ein beliebtes Tool für WordPress-Designer und selbständige Unternehmer, da mehrere Aufgaben nicht mehr erforderlich sind. Sie können damit Aufgaben notieren und sogar ein Workflow-Diagramm über die Anforderungen und den Fortschritt einer Website erstellen.

Fast jedes intelligente Unternehmen kann in der vollständig zugänglichen Wirtschaft des Internets erfolgreich sein. Optimierungswerkzeuge für das Projektmanagement, das Front-End-Webdesign und die Nachrichtenaggregation werden als ein Muss angesehen, wenn Sie mit der sich ständig weiterentwickelnden Natur des Internets Schritt halten möchten. Die meisten Branchenführer haben diese Werkzeuge jahrzehntelang verwendet – sie wurden nur für sich selbst gebaut. Die Welt entwickelt sich schnell zu einer Wirtschaft, die in erster Linie auf Online-Geschäften basiert, wenn dies noch nicht geschehen ist. Lesen Sie daher weiter, um sich an der Oberfläche von Trello zu orientieren und zu erfahren, wie Sie sie am besten für Ihr Unternehmen einsetzen können.

Erste Schritte mit Trello: Die Benutzeroberfläche

Nachdem Sie ein Konto erstellt haben, werden Sie in eine Oberfläche eingeführt, über die Sie ein Board erstellen können. Dies ist der “Ausgangspunkt” der Art. Sie können sich das als Lobby vorstellen, mit jeder Tafel machen Sie eine Tür, die dann zu Ihrem gewünschten Projekt führt. Lassen Sie mich diese Schnittstelle erweitern und definieren, was von hier aus möglich ist.

Das Erste, was Sie beachten müssen, ist die Möglichkeit, ein neues Board unter “Persönliche Boards” zu erstellen. Darunter können Sie ein neues Team erstellen.

  • Persönliches Board: Hier beginnen in der Regel die meisten Boards. Dies sind die Boards, die Sie für Ihren eigenen Gebrauch erstellt haben. Bei Bedarf können Sie sie mit Einzelpersonen oder einer Gruppe teilen.
  • Team-Boards: Unter Ihren persönlichen Boards befinden sich alle von Ihnen erstellten Team-Boards. Sie können die Einstellungen, die Zugriffsrechte der Mitglieder und eine schnelle Anzeige der aktuellen Boards für dieses Team verwalten.

Boards sind Ihr persönlicher Arbeitsbereich. Sie können ein Hintergrundbild auswählen, das jedem Board ein eigenes Erscheinungsbild verleiht, um eine bessere Erkennbarkeit zu erzielen. Es ist nicht unbedingt erforderlich, aber eine willkommene Lebensqualität.

Bevor wir uns mit den eigentlichen Karten und ihren Verwendungszwecken befassen, machen wir uns hier mit den allgemeinen Funktionen vertraut. Über die Board-Oberfläche stehen Ihnen mehrere Navigationsfunktionen zur Verfügung:

  • Oben links gibt es eine Dropdown-Registerkarte mit dem Namen “Boards” und eine Suchleiste. Mit diesen können Sie Ihr zuletzt verwendetes Board anzeigen und Ihre gespeicherten Boards durchsuchen.
  • Wenn Sie sich in die rechte Ecke bewegen, können Sie mit dem Pluszeichen ein neues Board oder Team erstellen. Dies ist nützlich, wenn Sie viele Boards haben.
  • Auf der Informationsregisterkarte, die mit dem eingekreisten „i“ gekennzeichnet ist, können Sie die hervorragenden Premiumdienste anzeigen, die Trello bietet.
  • Wenn Sie auf das Glockensymbol klicken, wird ein Dropdown-Benachrichtigungsfeld angezeigt, in dem die letzten Aktivitäten auf der Tafel angezeigt werden.
  • Die letzte Registerkarte enthält die verschiedenen Einstellungen für Ihr Konto. Von der Verwaltung Ihres Benutzernamens und Ihrer Anmeldeinformationen bis hin zu Abonnements. eine Übersicht über Ihre Kartenaktivität und einen Hilfebereich. Die typischen Dinge, die wir alle erwarten, finden Sie hier im Abschnitt “Einstellungen”. Hier finden Sie auch die Hilfeseite „Verknüpfungen“, auf der Sie eine Reihe von Verknüpfungen finden, mit denen Sie die Verwendung von Trello optimieren können.

Nachdem Sie ein Board erstellt haben, sehen Sie etwas Ähnliches:

Neben Ihrem Board-Namen sehen Sie Persönlich, mit dem Sie Personen zu Ihrem Board hinzufügen können. Auch privat, was nur bedeutet, dass dieses Board derzeit nur für Sie zugänglich ist. Über ein Dropdown-Menü können Sie festlegen, ob das Board einem Team hinzugefügt oder auch veröffentlicht werden soll.

Rechts befindet sich das Menü, in dem Sie den Hintergrund und die Filterkarten (mit Beschriftungen) erneut ändern können. Wenn Sie auf Mehr drücken, stehen Ihnen einige weitere Optionen zur Verfügung, von denen die wichtigste Archivierung ist. Hier werden alle Ihre archivierten Arbeiten abgelegt.

Beachten Sie auch, dass viele Funktionen in Trello für den schnellen Zugriff ausgelegt sind. Dies wird immer als Stiftsymbol in der oberen linken Ecke der Funktion bezeichnet, die diese Funktion verwenden kann. Einstellungen werden in ähnlicher Weise durch drei Punkte gekennzeichnet.

Verwenden Ihrer Karten

Ich habe mir erlaubt, ein Board mit dem Titel “Catering-Projekt” zu erstellen. Ich habe ein paar Listen hinzugefügt. Dies zeigt den Workflow, den ich in meinem Projekt verwenden würde. Die Registerkarte “Zutaten benötigt” wird als Liste bezeichnet. Nachdem Sie eine Liste erstellt haben, fügen Sie Karten hinzu, eine notenähnliche Funktion – aber sie gehen weit darüber hinaus.

Folgendes sehen Sie, wenn Sie eine Karte in einer Liste erstellen:

Karten haben einige Fähigkeiten. Daher gehe ich auf die folgenden Funktionen ein:

Wenn Sie eine Karte erstellen, werden Sie sie benennen. Ich habe meine “Produzieren” genannt. Sie können jetzt eine Beschreibung und Anhänge hinzufügen. Sie oder Ihre Teamkollegen können auch Kommentare zu einer Karte abgeben (oder zu jeder anderen, wenn es sich um eine öffentliche Tafel handelt).

Auf der rechten Seite haben Sie eine Vielzahl von Optionen, mit denen Sie die Karte an Ihre Bedürfnisse anpassen können. Sie lassen sich in zwei Kategorien einteilen: Hinzufügen und Aktionen.

Hinzufügen

Mit diesen Funktionen können Sie Ihren Karten verschiedene Aspekte hinzufügen.

  • Mitglieder: Damit können Sie Mitglieder bestimmen, die die Karte sehen sollen. Zum Beispiel beim Verteilen von Aufgaben an ein Team.
  • Label: Eine Filterfunktion, mit der Sie Karten kennzeichnen können. Ein gutes Beispiel ist, sich durch Filtern schnell einen Überblick über die Karten zu verschaffen, die zu einem bestimmten Teammitglied oder Thema gehören. Sie erhalten auch verschiedene Anpassungsoptionen, wie Farbcodierung und Textbeschriftungen. Es gibt auch eine Option für das Farbenblind.
  • Fälligkeitsdatum: Versieht die Karte mit einem Datumsstempel.
  • Checkliste: Mit dieser Option können Sie eine Checkliste hinzufügen, der Sie dann Elemente hinzufügen können. Sowohl diese als auch die Fälligkeitsdatum-Funktion verfügen über eigene Kontrollkästchen, die bei Markierung grün werden. Über den Checklisten befindet sich außerdem eine Fortschrittsanzeige, die einen Prozentsatz der Fertigstellung basierend auf der Anzahl der Elemente in der Liste angibt.

Aktionen

Die Aktionen, die Sie erhalten, sind größtenteils selbsterklärend.

  • Verschieben: Ermöglicht das Verschieben von Karten zwischen Brettern und Listen.
  • Kopieren: Ermöglicht dasselbe, aber zu kopieren.
  • Folgen: Legt die Aktivität in Ihrem Benachrichtigungs-Feed fest.
  • Archivieren: Archiviert Ihre Notizen und Bretter, dient aber auch als einzige Möglichkeit, sie zu löschen.

Mit diesen Tools können Sie Karten und Listen für zahlreiche Aufgaben kuratieren. Einige Beispiele sind:

  • Wochenpläne, in denen Sie Aufgaben in ein Workflow-Diagramm einfügen können
  • Organisieren eines Portfolios zur Überarbeitung und Bearbeitung oder
  • Darstellung des Fortschritts bei der Entwicklung der WordPress-Seite.

Erweiterung der Funktionalität mit IFTTT

Nachdem Sie nun die Benutzeroberfläche und einige der Funktionen kennen, die Sie mit diesen Funktionen ausführen können, können Sie die Möglichkeiten der IFTTT-Integration in Trello erweitern.

IFTTT ist ein leistungsstarker Dienst, der die Cross-Integration und die Verwendung von Plugins (Applets genannt) auf vielen Plattformen und Diensten ermöglicht. Wenn Sie ein Unternehmen besitzen, im Management sind oder Social-Media-Gruppen leiten, sind Sie wahrscheinlich mit den Funktionen von IFTTT vertraut. Sie haben eine große Auswahl an Applets, die Sie mit Trello verwenden können.

Wenn Sie der Meinung sind, dass Sie eine gründlichere Einführung benötigen, um mit der Verwendung von IFTTT beginnen zu können, ist dieser Artikel von unserem eigenen John Hughes ideal, um Ihnen schnell eine Übersicht über die Verwendungsmöglichkeiten zu geben.

Lassen Sie uns einige Beispiele für die Verwendung eines IFTTT-Applets mit Trello zeigen. Ich veröffentliche auch einen Link zu den Plug-Ins:

Zu Beginn besteht eine grundlegende Funktion darin, Trello unterwegs eine Karte hinzuzufügen. Sie können dies tun, indem Sie ein Widget mit einem IFTTT-Applet erstellen.

Oder nehmen wir an, Sie führen monatliche Wartungsarbeiten an einer Website durch, die bis zum 15. Januar abgeschlossen sein müssen. Mit diesem Applet können Sie jeden Monat eine Karte auf einem Brett erscheinen lassen. Dies kann so einfach wie eine Erinnerung mit Fälligkeitsdatum oder eine komplexere Karte sein, die eine Checkliste enthält. Oder wenn Sie sie öfter benötigen, können Sie dies auch tun.

WordPress ist das am häufigsten verwendete Tool zur Erstellung von Webseiten. Ein schneller und optimierter Zugriff ist daher wichtig, um die Entwicklung zu organisieren und aufrechtzuerhalten. Es gibt viele Applets, die Trello verwenden kann, um Ihrem WordPress-Workflow mehr Funktionalität zu verleihen. Zum Beispiel in der Lage zu sein, Karten direkt in WordPress zu veröffentlichen.

Wenn Sie ein Team leiten, ist es eine der besten Möglichkeiten von Trello, den Überblick darüber zu behalten, was von wem getan wird, wann es fällig ist, und mit zahlreichen Etiketten, um Ordnung zu schaffen. Es ist jedoch unerlässlich, jeden in einem Team schnell zu benachrichtigen, insbesondere wenn sich die Deadlines nähern. Eine schnelle Lösung ist das Applet, das Teammitglieder auf ihrem Telefon benachrichtigt, wenn ihnen eine Karte zugewiesen wird.

Aufgaben können dann zu einer Tabelle in Google Drive hinzugefügt werden. Und wenn eine Karte vollständig ist, können Sie sich eine E-Mail senden lassen, um alle zu benachrichtigen, die an die Karte angehängt wurden.

Dies sind nur einige der Dinge, die Sie mit Trello mithilfe von IFTTT tun können. Es gibt viele Applets, die das Teilen für externe Dienste wie Twitter, Slack, Evernote, Google Drive, Todoist usw. ermöglichen.

Anwendungsempfehlungen

Wenn es um die Verwaltung von Projekten geht, kann Trello auf verschiedene Arten verwendet werden. Einige erfolgreiche Methoden, die Menschen sowohl in Geschäftsabläufen als auch für die persönliche Effizienz angewendet haben, umfassen:

Planen von Ereignissen: Das Erstellen von Listen in Trello, die erforderliche Elemente oder Dienste enthalten, kann bei der Planung von Ereignissen wie Geburtstagsfeiern, Babypartys und sogar Hochzeiten hilfreich sein. Mit der Möglichkeit, Check-Off-Listen innerhalb Ihrer Karten zu erstellen, können Sie sehen, ob etwas in Ihre Pläne passt. Anschließend können Sie die Karten in der Reihenfolge ihrer vollständigen Checklisten platzieren. So haben Sie auf einen Blick den Überblick, was Sie wirklich brauchen.

Entwicklungs- und Designprojekte: Durch die Schaffung eines Boards, in dem regelmäßig verschiedene Aufgaben veröffentlicht werden können, kann eine Gruppe, die an einem Projekt zusammenarbeitet, auf die Bedürfnisse und aktuellen Entwicklungen des Projekts zugreifen. Dies ermöglicht eine einfachere Verwaltung durch den Projektleiter. Entwickler und Designer können auf diese Weise intuitiver verfolgen, wo sie sich in einem Projekt befinden.

Redaktionelle Kalender: Wenn Sie Autor, Herausgeber oder Inhaber einer Website sind, ist die Erstellung eines redaktionellen Kalenders für Ihr Blog eine gute Sache. Sie können dies problemlos in Trello tun, indem Sie Listen für jeden Monat und Karten für jeden Titel eines Blogposts erstellen. Sie können auch Spalten erstellen, die den Status eines Projekts anzeigen, z. B. Zugewiesen, In Bearbeitung, Zum Bearbeiten bereit usw.

Zeitpläne und Hausarbeiten: Trello übernimmt Ihre Arbeit und organisiert sie. Durch das Erstellen von anpassbaren Zeitplänen können Sie flexibler planen und anpassen, da Sie Dinge wie Termine, Arbeitstage und wichtige Aufgaben verschieben können, die häufig „bearbeitet“ werden müssen, anstatt in Stein gemeißelt zu werden. Sie haben auch die Möglichkeit, einem Familienmitglied Aufgaben zuzuweisen oder Familienereignisse zu organisieren, indem Sie ihm ein Board zuweisen. Von Einkaufslisten bis hin zu Sport- und Schulveranstaltungen haben Sie die Möglichkeit, alles auf organisierte Weise zu gestalten. Dies reduziert den Druck, ständig mit Menschen in Kontakt treten zu müssen, um Updates zu erhalten.

Persönliches Zielmanagement: Die Fähigkeit, persönliche und geschäftliche Ziele zu verfolgen, ist von wesentlicher Bedeutung. Mit Trello können Sie sowohl geschäftliche als auch persönliche Ziele in Bezug auf Bewegung, Ernährung und Gewichtsabnahme auf einfache Weise festlegen.

Schulungsnachverfolgung: Die Schüler können ihre Aufgaben und Fälligkeitstermine zur einfacheren Nachverfolgung auf einer Trello-Tafel ablegen. Dies liefert einen flüssigen Weg, um den Fortschritt zu messen. Dies kann mit Aufträgen und natürlich größeren oder kollaborativen Studentenprojekten geschehen. Ausbilder können auch von der Möglichkeit profitieren, die Anforderungen eines Lehrplans zu organisieren oder den Verlauf verschiedener Lehrveranstaltungsaufgaben auf einer oder mehreren Ebenen zu skalieren.

Abschließende Gedanken

Ich hoffe, dies hat Ihnen geholfen, sich mit Trello und seinen Funktionen vertraut zu machen. Alles in allem ist es die führende webbasierte Projektmanagement-Anwendung auf dem Markt. Dies zeigt sich in seiner Anpassbarkeit und dem ständigen Bemühen, sich in andere Webanwendungen zu integrieren. Mit der Integration, die IFTTT bietet, ist Trello ein noch vielseitigeres Werkzeug für Ihre geschäftlichen und privaten Anforderungen. Und mit ein bisschen Kreativität ist der Himmel die Grenze, was die Verwendung von Trello angeht.

Link zum Originalartikel

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